Har du kunder, der ikke betaler, og spekulerer du på, hvornår du kan sende en inkassovarsel? I denne artikel forklarer vi, hvad et inkassovarsel er, og hvad du skal gøre, når betaling ikke er modtaget.
Langt de fleste virksomheder oplever før eller siden, at en kunde ikke betaler til forfaldsdatoen. Mange spekulerer derfor på, hvordan de skal forholde sig, når betalingen ikke er modtaget, og hvilke love og regler der gælder. I denne artikel giver Debtia en lille introduktion, der kan hjælpe dig på vej.
Hvad er forskellen mellem rykkerskrivelse og inkassovarsel?
En betalingspåmindelse, også kaldet en rykkerskrivelse, er en påmindelse, du dybest set kan sende din kunde når som helst, efter at fakturaen forfalder. En rykkerskrivelse behøver ikke nødvendigvis at handle om inkasso. Der er derfor ingen juridisk fastlagt formel til, hvad teksten i en rykker skal indeholde. Dog skal betalingsfristen for den rykkerskrivelse, du sender, som minimum være på 10 dage. Der skal også mindst være 10 dage mellem hver betalingspåmindelse, og du må sende op til 3 rykkere til debitor. Derudover er det vigtigt, at du referer til kravet med et fakturanummer samt størrelse på beløbet. Du kan desuden opkræve et rykkergebyr med på maks. 100 kroner pr. styk, så i alt 300 kroner.
Hvis du sender et inkassovarsel, giver du din kunde besked om, at næste trin vil være inkasso. Et inkassovarsel skal altid have en betalingsfrist på 10 dage, hvor fristen regnes fra afsendelsestidspunktet af varslet. Du har nogle formelle krav til, hvad teksten i dit inkassovarsel skal indeholde. For eksempel skal det tydeligt angives, hvad det er, med andre ord markeres som “Inkassovarsel”. Derudover skal du oplyse, hvor meget gælden lyder på, samt at sagen vil blive overdraget til inkasso, såfremt det udestående fortsat ikke betales.
Skal jeg sende betalingspåmindelser først?
Det er ikke et krav, at kreditor skal starte med at forsøge at inddrive gælden selv ved hjælp af betalingspåmindelser. Det er op til dig, om du først vil sende en rykkerskrivelse og derefter sende en inkassovarsel. Eller om du blot vil sende en inkassovarsel.
Det vigtigste er dog at sende kunden en påmindelse. Hvis du venter for længe, risikerer du at miste dine penge. Hvis det drejer sig om mange penge, kan det påvirke din likviditet negativt, og du kan have udfordringer med selv at betale dine regninger.
Sørg for, at kunden prioriterer din faktura
Lad os sige, at du har glemt at betale to fakturaer. Den ene udbyder sender dig en inkassovarsel efter et par dage, den anden gør det ikke. Hvilken betaler du først?
Hvis du har kunder med likviditetsproblemer, vil inkassovarsler højst sandsynligt blive prioriteret, når kunden skal vælge, hvad der skal betales først. Sørg derfor for at have gode rutiner, og send en inkassovarsel, når forfaldsdatoen er overskredet.
Vent ikke for længe
Jo længere du venter med at sende en betalingspåmindelse, des sværere kan det være at indsamle det udestående. Hvis du har kunder med betalingsudfordringer, venter de ofte med at betale. Det er derfor vigtigt, at du løbende følger op på dit tilgodehavende.
Hvad er god inkassopraksis?
God inkassoskik betyder, at den person, der foretager inddrivelsen, ikke udsætter nogen for urimeligt pres. Eksempler på dårlig inkassoskik kan være at opsøge eller true kunden med konsekvenser, der ikke er reelle.
I princippet kan du sende en betalingspåmindelse, så snart forfaldsdatoen er overskredet. Hvis du ønsker at følge god inkassoskik, anbefaler vi, at du sender et inkassovarsel med rykkergebyr 14 dage efter forfaldsdatoen. Hvis du sender før det, skal du være opmærksom på, at inkassovarslet ikke kan indeholde rykkergebyrer.
Vær opmærksom på, at før du kan overføre en faktura til inkasso, skal din kunde altid have modtaget et inkassovarsel først.
Krav til inkassovarsel
Et inkassovarsel skal opfylde en række krav før, at den anses for at være gyldig. Da der ingen regler er for, hvem der må sende varslet, kan en kreditor i princippet godt få et inkassobureau til at stå for det. Det kan for nogle være en fordel, da der er nogle specifikke regler, som skal overholdes, før et inkassovarsel kan anses som værende gyldigt.
Du kan se de punkter, der skal inddrages i et inkassovarsel her:
- En betalingsfrist på mindst 10 dage, hvor fristen skal regnes fra afsendelsestidspunktet af varslet.
- Hvor meget gælden lyder på.
- Hvad gælden dækker over.
- Virksomheds navn, CVR nr. samt konto og registreringsnummer.
- Info om, at sagen vil blive overdraget til inkasso, hvis det udestående ikke betales inden betalingsfristen.
- Det skal tydeligt fremgå, at det er et inkassovarsel – du kan f.eks. bruge “Inkassovarsel” eller “Meddelelse om inkasso” i overskriften
Som tidligere nævnt skal du være opmærksom på, at du først kan kræve rykkergebyr 14 dage efter forfaldsdatoen på den faktura, du sendte i første omgang.
Det kan være tidskrævende at følge op på udestående tilgodehavende. Hvis du ikke har tid eller lyst til selv at foretage betalingsopfølgningen, kan et inkassobureau såsom Debtia hjælpe dig i hele processen, blandt andet med at udsende rykkere og inkassovarsler.
Læs også om sådan får du dine penge inden nytår.