Det kan være ubehageligt at følge op på kunder, der ikke betaler deres faktura til tiden. Men udestående tilgodehavender kan hurtigt blive et stort problem – særligt for mindre virksomheder. Det er derfor vigtigt at etablere gode rutiner for inddrivelse, da du ellers selv kan ende i økonomiske vanskeligheder.
En virksomhed med god likviditet er i stand til at møde sine økonomiske forpligtigelser og betale sine kommende fordringer. Gode rutiner for inddrivelse af dine tilgodehavender er meget vigtigt og noget, du bør fokusere på.
Din virksomhed afhænger helt og aldeles af, at dine kunder betaler til tiden. I værste fald kan udestående penge gøre dig selv til en dårlig betaler.
Hvordan håndterer jeg kunder, der ikke betaler?
Mange virksomheder har udfordringer med at inddrive udestående tilgodehavender inden for forfaldsdatoen.
For at sikre god opfølgning på egne kunder og udestående tilgodehavender, er det vigtigt at have gode rutiner for betalingsopfølgning, der tager hånd om kundeforholdet, samtidig med at du får betalingen fra dine kunder til tiden.
Husk, at du skal opretholde et godt kundeforhold. Der kan opstå en konflikt mellem at have et godt kundeforhold og mellem at ville have pengene ind hurtigst muligt.
Et godt råd er at kende dine kunder individuelt. Det gør du ved at kreditvurdere nye såvel som gamle kunder for derved at sikre, at betalingen kommer til tiden – særligt hvis du skal fakturere et stort beløb. I værste fald går kunden konkurs, og du ikke dine penge.
Udover dette kan det være særligt gavnligt at skabe et fuldt overblik over, hvem der har betalt, og hvem der ikke har.
I de tilfælde hvor en kunde ikke har betalt, bør du altid åbne en dialog og ringe direkte til kunden i stedet for at sende fakturaen direkte til inkasso. På den måde viser du, at du har gode rutiner og er seriøs, samtidig med at du lytter til kunden. Det er især vigtigt i dagens markedssituation, hvor mange virksomheder kæmper med likviditet.
Derefter kan du afgøre, om fakturaer er modtaget, om der er indsigelser, og om I skal etablere en betalingsordning, som begge parter kan acceptere.
Hvornår må jeg sende en sag til inkasso?
Ønsker du at lade et inkassobureau stå for inddrivelsen af den manglende betaling? Så skal du først sende et inkassovarsel til kunden.
Inkassovarslet skal indeholde en specifikation af det skyldige beløbs størrelse, og hvad det dækker. Desuden skal det præciseres, at man har til hensigt at lade sagen overgå til inkasso.
Der skal være en frist på 10 dage, hvor debitor har mulighed for enten at indfri det skyldige beløb eller gøre indsigelse, hvis vedkommende mener, at beløbet er forkert, eller kravet eventuelt er forældet.
Ønsker du hjælp til inddrivelse af en manglende betaling efter at have læst denne artikel? Kontakt Debtia telefonisk på 44 22 40 00 eller via mail på kundeservice@debtia.dk, og lad os stå for inddrivelsen af dit udestående.