Du vil som iværksætter eller ejer af en virksomhed før eller siden opleve kunder, der ikke betaler til tiden. Det er tidskrævende og dyrt for din virksomhed at jagte de ubetalte regninger. Du og din virksomhed bør derfor altid holde jer ajourført med debitoropfølgninger, så I kan reagere hurtigt i tilfælde af en overskredet betalingsfrist.
Men hvornår skal du sende en rykker? Og fra hvilket tidspunkt skal du lade et inkassobureau overtage inddrivelsen?
I denne artikel kan du læse, om hvad du skal være opmærksom på og frem for alt, hvad du ikke skal gøre, når din kunde har betalingsproblemer.
Bevaring af det gode kundeforhold betaler sig
Langt de fleste skyldnere, der ikke betaler et krav, gør det ikke med vilje. Det er derfor vigtigt, at du forholder dig rolig og træffer de rigtige valg for at sikre, at du får din betaling. Du må ikke blive aggressiv eller true debitor i din håndtering af den manglende betaling. Dette er kontraproduktivt i næsten alle tilfælde.
Der er en række ting, der kan forhindre et forretnings- eller kundeforhold i at ende med i inkasso. For eksempel kan du på forhånd kontrollere, om en kunde er likvid nok til at handle med dig.
Når det drejer sig om et nyt forhold, kan du foreslå først at arbejde for et depositum eller for det fulde beløb på forhånd. Derfra kan tilliden opbygges, og efterfølgende kan du begynde at arbejde på grundlag af fakturaer.
Det er vigtigt, at du har klare betingelser for din service eller dit produkt på plads, og at begge parter har aftalt og underskrevet disse betingelser. Uden underskrift, digital aftale eller faktura har du intet, og der er derfor lidt at opnå.
Derudover skal du være opmærksom på:
- Dit firmanavn skal være korrekt angivet på fakturaen
- Modpartens firmanavn skal angives korrekt, kontroller dette via handelskammerets handelsregister
- Giv en klar beskrivelse af produktet eller servicen
- Glem ikke at henvise til vilkårene og betingelserne i din faktura
Betalingsfrist
Hvad også vigtigt er, at du tydeligt angiver den betalingsperiode, som du arbejder med. Hvis denne betalingsperiode overskrides, er det tid til at handle. Påmind kunden om betaling, hvis den ikke modtages til tiden. Dette sparer dig tid og penge.
Hvor mange påmindelser du sender, afhænger lidt af dine varer eller tjenester samt af din type kunde. Som regel bruger vi følgende råd:
- Betalingsfrist på 14 dage
- Første påmindelse på dag 15
- Anden påmindelse på dag 21
- Kontakt debitor telefonisk for at minde dem mundtligt om den udestående faktura.
- Overdragelse af fordringer til inkassobureau eller advokat, hvis kunden fortsat ikke har reageret på de tre påmindelser
Følger du denne proces for debitoropfølgning, vil du næsten altid have succes.
Påmindelserne virker ikke
Hvad hvis debitoropfølgningen ikke virker? Så er det et klogt valg at sende inddrivelsen videre til et inkassobureau.
Et inkassokrav starter ofte med at sende en mindelig rykker omkring den manglende betaling. Ud over at sende den skriftlige rykker vil inkassobureauet også kontakte din debitor telefonisk. Debitor vil blive gjort opmærksom på restancerne, dvs. den forfalden gæld som ikke er blevet betalt. Muligheden for en betalingsordning vil også blive drøftet.
Hvis dette ikke virker, på trods af at alt er veldokumenteret og betingelserne er på plads, har kreditor mulighed for at få sine penge gennem en retslig inkassoprocedure.
Inkasso er altid sidste løsning, men overdragelse af et krav til eksterne kan sikre, at du i sidste ende får det, du har ret til.
Hjælp til inddrivelse af ubetalt faktura
Ønsker du hjælp til inddrivelse af et krav efter at have læst denne artikel? Kontakt os telefonisk på 44 22 40 00 eller via mail på kundeservice@debtia.dk. Vi hjælper dig hurtigt og professionelt.
Læs også om ofte stillede spørgsmål om inkasso og svar på dem.