I forbindelse med en inkassosag er der en række formalia, som skal overholdes. Reglerne er beskrevet i flere love og bekendtgørelser. Som de vigtigste kan nævnes inkassoloven, renteloven og forældelsesloven.
Hvis en part har en fordring mod en anden part og fordringen ikke indfries indenfor den aftalte tidsfrist, kan det på et tidspunkt være relevant at starte en inkassosag.
Hvis for eksempel en person (debitor) har modtaget en vare eller en tjenesteydelse fra et firma (kreditor) er der sædvanligvis udstedt en faktura på det skyldige beløb, og i forbindelse hermed fastsat en betalingsdato, hvor kreditor senest ønsker sit tilgodehavende.
Inkassoregler og rykkere
Hvis betalingsfristen overskrides kan kreditor sende en eller flere rykkere til debitor. Disse rykkere kan være pålagt gebyrer, renter, og hvis debitor er en virksomhed, et såkaldt kompensationsgebyr.
Reglerne for dette er fastsat i renteloven. Der er fastsat forskellige frister i forbindelse med rykkerskrivelser således at debitor har mulighed for enten at betale det skyldige beløb eller gøre indsigelse såfremt han mener, at kravet er uberettiget eller eventuelt forældet jævnfør forældelsesloven.
Inkassoregler og inkasso
Hvis debitor fortsat ikke kan eller vil betale fordringen, kan kreditor lade sagen overgå til inkasso. Kreditor skal forinden have meddelt debitor, at dette skridt vil blive taget.
Når sagen overdrages til et inkassofirma vil firmaet sende en påkravsskrivelse til debitor. Påkravsskrivelsen skal indeholde en specifikation på beløbet, det vil sige hovedstol, gebyrer og renter, således skyldneren kan identificere, hvad kravet går ud på, og eventuelt gøre indsigelse. Reglerne for påkravsskrivelse er beskrevet i inkassoloven paragraf 10.
Forenklede inkassoregler
Der trådte nye forenklede inkassoregler i kraft i 2005 på beløb under 50.000, og senere i 2011 blev beløbet hævet til 100.000. Hvis inkassokravet er under 100.000 eksklusiv renter og gebyrer, og hvis debitor ikke har indsigelser mod gælden, kan sagen gå direkte til fogedretten, hvor påkravsskrivelsen kan påtegnes, og der kan gøres udlæg.
Hvis beløbet er over 100.000, eller hvis skyldner har indsigelse mod gælden, må sagen som tidligere først føres i civilretten, inden den kan overgå til fogedretten. Der kan selvfølgelig også ske det, at skyldner erkender sin gæld, eller indgår en afdragsordning efter henvisning fra inkassofirmaet, og sagen går således ikke til en retslig instans. Man taler da om udenretlig inkasso. De omkostninger, der er i forbindelse med en inkassosag, er reguleret af en bekendtgørelse og er afhængig af gældens størrelse.
Udover de konkrete regler omkring tidsfrister, satser og gebyrer, er der også regler der vedrører god inkassoskik. Inkassofirmaet skal først og fremmest udvise diskretion, for eksempel kun opsøge skyldneren på vedkommende privatadresse og ikke på arbejdspladsen, og må eksempelvis ikke anvende trusler eller urimeligt pres.